IntraOut

Sprawne zarządzanie każdą organizacją wymaga szczególnej dbałości o jakość komunikacji i umiejętności zarządzania posiadanymi zasobami. Komunikowanie się jest niezbędnym i kluczowym elementem funkcjonowania tam, gdzie informacja jest niezbędna do sprawnego realizowania zaplanowanych działań.

Aby sprostać zadaniom komunikacyjnym jakie stawia przed organizacją dzisiejszy biznes - m.in. bezpieczne komunikatory, współdzielenie plików, szybka wymiana informacji, dostępność - należy ponieść duże lub bardzo duże koszty. Zakup serwerów, oprogramowania, a także serwisowanie tych rozwiązań generuje znaczne koszty. Z kolei użytkowanie rozwiązań darmowych (freeware) ze sfery konsumenckiej naraża nas na zagrożenia z obszaru bezpieczeństwa.

Czy dostępne jest rozwiązanie bezpieczne, kompleksowe, bez konieczności ponoszenia ogromnych kosztów? O tym poniżej.


Informacje ogólne

Kraj: Polska, Sektor: Administracja Publiczna

Klient:
Centrum Projektów Europejskich to państwowa jednostka budżetowa utworzona w celu wspierania instytucji realizujących programy operacyjne tj.: Współpraca Transgraniczna, Współpraca Międzyregionalna, Kapitał Ludzki, Europejski Fundusz Społeczny. Działalność CPE jest finansowana z budżetu państwa i środków finansowych Unii Europejskiej.

Sytuacja przed uruchomieniem IntraOut
Brak jednolitego środowiska komunikacyjnego skutkował rozproszeniem kluczowych informacji w systemach, które nie współpracowały ze sobą. Konieczność utrzymywania wielu kontaktów, prowadzenia rozmów i korespondencji oraz wymiany danych generowała znaczne koszty telekomunikacyjne i operacyjne. CPE poszukiwało usprawniających komunikację, a jednocześnie gwarantujących bezpieczeństwo informacyjne. Oczekiwania zakładały integrację poczty elektronicznej, telefonie internetowej i komunikatorów. Szczególny nacisk położono na wdrożenie wydajnego modelu komunikacji w środowisku rozproszonym, ze względu na prowadzoną przez CPE działalność w 5 lokalizacjach. Kompleksowe rozwiązania informatyczne wymagały znacznych nakładów inwestycyjnych w architekturę sprzętową i specjalistyczne oprogramowanie, co było zbyt dużym obciążeniem dla budżetu CPE. W związku z tym zdecydowano się na rozwiązania innowacyjne rozwiązanie udostępnione w modelu SaaS.

Rozwiązanie
Centrum Projektów Europejskich wybrało platformę IntraOut, którą uruchomiło przy wsparciu Edge Solutions. Dostęp do wszystkich funkcji platformy (poczta, komunikatory, faks, kalendarze, zarządzanie plikami) realizowany jest przez przeglądarkę internetową.

Skonfigurowano blisko 100 kont użytkowników, z zachowaniem 4 istniejących domen serwerów pocztowych, dzięki czemu nie było konieczności wprowadzania zmian w danych kontaktowych. Wszyscy użytkownicy platformy IntraOut mają możliwość korzystania z takich narzędzi jak: wspólna baza kontaktów, baza plików, współdzielone kalendarze, bezpieczne konto e-mail, szyfrowany komunikator internetowy, internetowa telefonia VoIP, jak również mają możliwość zestawiania telekonferencji oraz synchronizacji z własnymi urządzeniami mobilnymi. W ramach projektu uruchomiono 85 numerów telefonii VoIP.

Korzyści
Centrum Projektów Europejskich udało się wdrożyć system komunikacji, który rzeczywiście obniża koszty operacyjne związane z usługami telekomunikacyjnymi i utrzymaniem infrastruktury informatycznej. Model SaaS uchronił CPE przed inwestycjami w oprogramowanie i infrastrukturę IT.

Dzięki IntraOut udało się obniżyć koszty komunikacyjne o 30 proc.

Centrum uzyskało spójną, zintegrowaną platformę, którą cechuje duża wydajnośc w zakresie obsługi komunikacji pomiędzy pracownikami i łączności Centrum z jego środowiskiem zewnętrznym. Dodatkowym atutem jest bezpieczeństwo kanałów komunikacji i przechowywanych na platformie danych – IntraOut umiejscowione jest w profesjonalnym centrum kolokacyjnym, posiadającym zabezpieczenia fizyczne i programistyczne, jak również certyfikaty bezpieczeństwa.

Na koniec warto podkreślić skalowalność rozwiązania – może ono ewoluować wraz ze zmianą wymagań CPE.

Czy znalazłeś w tej sekcji odpowiedzi na nurtujące Cię pytania?